El Plan de comunicación de una empresa es la hoja de ruta que se utiliza para planificar de forma ordenada y estratégica las líneas de actuación que se van a desarrollar para hacer llegar los mensajes de una compañía o empresa al público objetivo.
Un Plan de Comunicación debe ser único y estar diseñado acorde a las necesidades tanto de la empresa como de su público objetivo para ello tendrá que contemplar los siguientes puntos:
- Análisis de la situación: es imprescindible definir cómo es la compañía, cuál es su filosofía corporativa, cuáles son sus puntos fuertes y sus puntos débiles, qué ofrece, qué objetivos persigue y a qué público se dirige. Además, debemos realizar un análisis externo de los principales factores que afectan a la organización, incluido un análisis de la competencia.
- Objetivos de comunicación: uno de los puntos básicos es definir qué meta queremos alcanzar en última instancia, y cuáles son los objetivos concretos que necesitamos lograr para conseguirlo. Los objetivos tienen que ser realistas, alcanzables y medibles.
- Definición del público objetivo: es fundamental dentro del plan de comunicación, ya que las acciones se van a elaborar según las características del destinatario.
- Elección de los mensajes: en este punto se define cuál va a ser el mensaje que vamos a hacer llegar a nuestros públicos. Debe ser claro, conciso y directo de tal forma que no dé lugar a duda.
- Definición de las estrategias: una vez que conocemos la situación de la empresa y cuáles son los objetivos que queremos alcanzar es momento de concretar qué estrategias y qué acciones vamos a llevar a cabo para lograr nuestra meta. Podemos definir una estrategia para cada objetivo, o quizá sea necesario más de una estrategia para lograr un mismo objetivo.
- Acciones: las estrategias se concretan en acciones. En cada una de ellas se deben tener en cuenta tanto los recursos humanos como los recursos materiales necesarios para su implantación, precisar un equipo de ejecución y seguimiento o supervisión y un proceso de trabajo definido.
- Definición de medios y canales: según el público objetivo al que nos vamos a dirigir, deberemos seleccionar nuestros canales, preferiblemente combinando medios offline y online.
- Definir el presupuesto: es la cantidad de la que dispone la empresa para gastos derivados de las acciones de comunicación y deberá estar detallado por acción, de forma que podamos realizarlas teniendo en cuenta el presupuesto del que disponemos.
- Calendario: una vez que sabemos cuáles son las acciones que se van a llevar a cabo hay que programarlas en el tiempo y establecer la duración de cada una de ellas. Esto es muy importante para que el Plan de Comunicación finalmente se ejecute según lo establecido.
- Evaluación: y seguimiento de los resultados obtenidos para poder modificar o incluso cambiar de rumbo si existen aspectos que no están funcionando.